الرئيس المتصيد للأخطاء

قال عنه دكتور على محمد عبد الوهاب

الرئيس المتصيد للأخطاء

- " يبدو أن الشغل الشاغل لرئيس هو البحث عن أخطائي فهو يراجع أعمالي بدقة مبالغ فيها فغذا وجد خطأ ما – وكثيرا ما يكون هذا الخطأ بسيطا فإنه يثور ثورة عارمة ويهدد بتوقيع جزاء من نوع أو آخر كاللوم أو لفت النظر أو الخصم من المرتب ".

- "كل إنسان معرض للخطأ …. ولكن رئيسي لا يعترف بذلك، فهو شديد إلى أبعد حد. فإذا وجد خطأ في عملي ثار في وجهي وقال: أي نوع من الموظفين أنت، ماذا تعلمت في الجامعة إن تلميذا في الإعدادية لا تفوت عليه هذه الغلطة … وهكذا. لماذا لا يوجهني رئيسي بالحسنى بدلا من هذا التعنيف المستمر؟ أغلب الظن أنه سيكون أكثر فعالية إذا ضبط أعصابه ولم يتعمد البحث عن أخطائنا. "

يشكو هذان الموظفان إذن أن رئيسهما يبحثان عن أخطائهما ويلجآن إلى العنف في محاسبتهما على هذه الأخطاء ولكن نقترح أسلوب التعامل مع هذا النوع من الرؤساء يجب أن نقول أن من حق الرئيس أن يراجع أعمال مرؤوسيه بالدقة الواجبة وأن يتأكد من أنها أنجزت بالشكل المطلوب في الوقت المناسب. وإن من واجب المرؤوس أن يستمع بعناية لتوجيهات رئيسه فيما يتعلق بالأخطاء التى ارتكبها في عمله حتى يمكن أن يتفادها فيما بعد.

ولكن الملاحظ من حديث هذين الموظفين – وآخرين غيرهما – أن بعض الرؤساء يبالغون في مراجعة الأعمال أو تصيد أخطاء المرؤوسين. وقد نرجع ذلك إلى المفهوم الخاطئ للمتابعة والرقابة.

فالرقابة وظيفة من وظائف الإدارة يراد بها التأكد من سير الأعمال على الوجه المطلوب ولكي تنفذ هذه الوظيفة تنفيذا سليما لابد أن تتبع الخطوات الآتية:

1- أن تكون هناك مستويات أو معايير للأداء موضوعة من قبل الإدارة أو بالاشتراك مع المرؤوسين كما هي الحال في منهج الإدارة بالأهداف. وأن تكون هذه المستويات مفهومة من جانب المرؤوسين. بالإضافة إلى وجود نسب مختلفة للمسموحات أو الفروق وأن تكون هذه أيضا معروفة للمرؤوسين.

2- أن تقارن النتائج الفعلية للعمل بهذه المستويات والمعايير، ليرى الرئيس ما إذا كانت مطابقة لها أم أن هناك فروقا، وإذا كانت هناك فروق فما مداها ودرجة خطورتها.

3- أن يبحث الرئيس مع مرؤوسيه أسباب هذه الفروق وكيف يمكن علاجها وتصحيحها وتفاديها في المستقبل.

4- أن يوضع العلاج أو التصحيح موضع التنفيذ ويقوم الرئيس بإرشاد المرؤوسين إلى كيفية تنفيذ هذا العلاج حتى ينتج الأثر المطلوب منه.

وعلى هذا فإن محاسبة المخطئين – سواء بالتعنيف أو الجزاء أو غير ذلك – ليس إلا جزءا يسيرا من أجزاء الوظيفة الرقابية، كذلك لا تعتبر محاسبة المخطئين هدفا في حد ذاته، وإنما هي وسيلة لتفادي الأخطاء والانحرافات أو التقليل منها وعلاجها وأما الهدف الرئيسي للرقابة فهو انسياب العمل بسهولة ويسر، وضغط الأخطاء عند أدني حد، والوصول إلى النتائج المتفق عليها قبل تنفيذ العمل.

ومن ثم فإن واجب الرئيس أن يتبع هذه الخطوات حتى يؤدي مهمته أداء جيدا. وأما واجبك أنت – من جهة أخرى – فهو أن تعرف بالضبط ما هو المطلوب منك تنفيذه وأن تفهم المعايير والمستويات التى يقررها رئيسك – أو تقررها أنت ورئيسك سويا – وتتبعها بدقة. فإذا صادفتك مشكلة أو رأيت أن هناك خطأ وشيك الوقوع فالجأ إلى رئيسك واستشره في كيفية تفاديه. وهكذا تضيق فرص حدوث الأخطاء وبالتالي التعرض لمسائلة رئيسك.

فإذا حدث خطأ من نوع أو آخر وثار رئيسك وبدأ في توجيه اللوم إليك. فانصت لما يقول وانتظر حتى ينتهى من حديثه، ثم اشرح له الأسباب التى أدت إلى وقوع الخطأ. فإذا كانت الأسباب خارجة عن إرادتك فدعه يعلم ذلك وناقشه في كيفية تفادي حدوثها أما إذا كان السبب تقصيرا أو إهمالا من جانبك فاعترف بذلك واعتذر عنه، ثم حاول جاهدا ألا تكرر هذا الخطأ مرة أخرى.

أما إذا كانت الخطأ بسيطا ولا يستحق ثورة رئيسك – كما يقول بعض الموظفين – فحاول أن تقنع رئيسك بذلك بلباقة. كأن تقول له سأذهب من فورى لإصلاح ذلك الخطأ، أو أنه يمكن تدارك الخطأ الآن…. على أن تنصت جيدا للأسباب التى دعت رئيسك للثورة عليك. فقد لا يكون الخطأ بسيطا كما تتصور أو قد تكون هناك اعتبارات تغيب عنك أو وجهة نظر معينة لم تفكر فيها فاعرف منه كل ذلك واعطه وعدا بعدم تكرار مثل هذا الخطأ والتزم بوعدك هذا حتى لا تتعرض للثورة مرة أخرى.

وإلى جانب المفهوم الخاطئ للرقابة كما أوضحناه آنفا فقد ترجع ثورة رئيسك إلى أسباب شخصية أو نفسية. كأن يكون رئيسك حاد المزاج سريع الغضب أو أنه يخاف من مسائلة رؤسائه أو أنه يتعرض لتعنيف أو ثورة من جانب رئيسه المباشر، وبالتالي فهو يرد هذه الثورة إليك ويستعمل معك نفس الأسلوب الذي يستعمله معه رئيسه. فافهم

هذا حين يثور عليك وقدر موقفه واعطه الفرصة لكي ينفس عن غضبه أي دعه يعبر عن كل ما في نفسه ثم ناقشه بعد أن يهدأ وليكن ردك على ثورته أو تعنيفه ردا عمليا وهو ألا ترتكب الأخطاء التى تعرضك لهذا التعنيف.

ولا شك أنك باحتكاكك مع رئيسك وتعاملك المستمر معه ستعرف بالضبط الأشياء التى تثير غيظه وغضبه وستعرف كذلك نوع الأخطاء التى يكره أن يراها والتى تسبب ثورته عليك. فتجنب هذه الأخطاء وحاول ما أمكنك ألا تقع فيها.

ثم إنه يمكنك أن تفرق بين نوعين من الرؤساء الذين يتصيدون الأخطاء فأما أن يكون رئيسك كفئا دقيقا حريصا على الجودة الكاملة في العمل – وغالبا ما يجب هذا الرئيس أن يرى نفس صفاته في مرؤوسيه فتجده يتضايق كثيرا من وقوع الغلطات مهما كانت ضآلتها فحاول هنا أن تكتسب هذه الصفات الحسنة وتستفيد مما يلقيه إليك من توجيهات حتى لو كانت في صورة ثورة شديدة فلا شك أنها ستنفعك كثيرا. أما إذا لم يتميز رئيسك بالكفاءة أو كان مهملا في عمله أو فقيرا في علمه، وكان يخفي وراء تصيده للأخطاء نقصه أو ضعفه فسبيلك هنا أن تتجنب الأخطاء التى تستحث غضبه حتى لا تدع له الفرصة لتأنيبك الذي ترى أنك لا تستحقه.

وليس في هذا تفاد لثورة رئيسك فحسب، ولكن فيه أيضا تصحيحا لأدائك ورقيا بمستوياته وهناك مثل يقول: " امش دوغري يحتار عدوك فيك " وهناك طبعا فارق كبير بين هذا المثل وحالتك أنت ورئيسك فهو ليس عدوا لك كما أنك لست عدوا له وإنما أنتما صديقان أو طرفان في عملية واحدة ولكن المثل يشير إلى أن العلاج الناجع للشخص الذي يتصيد الأخطاء هو ألا ترتكب هذه الأخطاء وبذلك تفوت عليه فرصة تأنيبك أو تعنيفك او الانقلاب ضدك.

* فاعرف إذن ما هو المطلوب منك وافهم المستويات المحددة لأداء عملك واستوضح من رئيسك ما يستغلق عليك استيعابه منها وتنبه للأخطاء أو المشكلات قبل حدوثها واستشر رئيسك في كيفية تفاديها فإذا تعرضت لمسائلة رئيسك بسبب أخطاء ارتكبتها فاشرح له أسباب هذه الأخطاء واستنر برأيه في علاجها وانصت جيدا لم يقوله لك واعمل بتوجيهاته واحذر تكرار نفس الأخطاء مرة أخرى، وليكن شعارك: " الفهم الجيد للمعايير، والأداء الحسن للعمل، وضغط الأخطاء في أضيق نطاق ممكن "

» الرئيس المتردد:
» الرئيس العصبي
» الرئيس المهمل
» الرئيس الثرثار
» الرئيس الضابط